مدیریت امور اداری

آشنايي با رشته مديريت امور اداري

معرفي مدير امور اداري

دکتر میثم شکری ساز معتقد است که مدير امور اداري در يک ارگان فردي است که مسئوليتهاي بسياري زيادي  از قبيل هماهنگ سازي ، راهبري و هدايت کليه بخش هاي خدماتي اداري ارگان مورد نظر را برعهده دارد . با توجه به ميزان وسعت و ترافيک کاري سازمان ها ، ارکان ها و شرکت ها کليه اين وظايف مي تواند توسط يک فرد ويا بواسطه پرسنل بخش هاي مختلف و تحت ، نظارت ، سرپرستي و هدايت مدير امور اداري انجام شود که در اين صورت مدير امور اداري ملزم به نظارت دقيق ، ارزيابي اصولي و ايجاد هماهنگي ميان اين بخش ها خواهد بود .

با در نظر گرفتن حوزه بسيار وسيع و گسترده فعاليت هاي و مسئوليت هاي مدير اموراداري و همچنين با توجه به عواقب عدم هماهنگي و همکاري ميان بخش ها و قسمت هاي مختلف يک سازمان که در نتجه سوء مديريت به وجود مي آيد که تاثيرات بسياري بر کاهش روند رو به رشد و ترقي ارگان ها خواهد داشت مي توان ادعا کرد سمت سازماني مديريت داخلي يکي از پستهاي کليدي و بسيار حائز اهميت در ارگان ها ، سازمان ها و شرکت ها به شمار مي رود . از اين رو واگذاري اين سمت و کليه وظايف و مسئوليت هاي آن به افراد و متخصص و متبحر با تحصيلات مرتبط و سوابق کاري درخشان در حوزه مديريت داخلي سازمان ها و ارگان ها مي تواند تاثي به سزايي در روند پيشرفت و کسب موفقيت سازمان ها و ارگان ها داشته باشد  و به همين دليل است اين افراد الزاما مي بايست دوره هاي آموزشي تخصصي مديريت داخلي را گذارده باشند .

شرح وظايف مدير امور اداري

همانطور که قبلا نيز اشاره کرديم حوزه وظايف ، مسئوليت ها و اختيارات مديران داخلي بسيار گسترده و وسيع است از اين رو در اين بخش تلاش مي شود با اشاره به مهمترين وظايف اين مديران مخاطبان را هرچه بيشتر با حوزه کاري اين افراد آشنا نمائيم .  شرح وظايف و حوزه مسئوليت ها و اختيارات  مديران امور اداري در ار گان ها و سازمان ها  با توجه به خط مشي آن ها  تعريف و چهار چوب بندي مي شود . اما به صورت کلي شرح وظايف ارائه شده براي مديران امور اداري بسيار وسيع  ، گسترده و حائز اهميت  است به طوري که هر گونه کوتاهي وقصور در اين حوزه کاري مي تواند عواقبت و خسارات جبارن ناپذير زيادي براي سامان ها و ارگان ها به دنبال داشته باشد .  در ادامه به اختصار به برخي از مهمترين اين وظايف اشاره خواهيم کرد . بررسي و ارزيابي کيفيت عملکرد تجهيزات و ابزار آلات  ، بررسي و سنجش ميزان فرسودگي دستگاه ها ، تجهيزات و ماشين آلات  سازمان ، بررسي و ارزيابي ميزان کاهش بازده کاري سازمان بواسطه فرسودگي ابزار ، تجهيزات و ماشين آلات ،  ارزيابي تخمين  هزينه هاي مورد نياز در راستاي به روز رساني تجهيزات سازمان همه و همه در حوزه وظايف ، مسئوليت و اختيارات مدير امور اداري سازما ن قرار دارد .

با توجه به  اهميت بسيار زياد  مسئوليت هايي که به آن ها اشاره کرديم در صورتي که  اداره اين امور بوسيله يک مدير صالح ، توانا  و شايسته  انجام شود مي تواند نقش به سزايي در روند رشد ارگان يا سازمان مورد نظر داشته باشد و بر عکس در صورت اتخاذ تصميمات غير تخصصي ، غير حرفه ايي و غر اصولي توسط مديران امور اداري غير متخصص ، بي تجربه  و بي کفايت به طور قطع سازمان و ارگان مورد نظر به طور حتم با کاهش بازده کاري و مشکلات ناشي از آن مواجه خواهد شد .  بخش  ديگري از وظايف و مسئوليت هايي که در حوزه کاري مدييرت امور اداري قرار دارد عبارتند از امور مربوط به استخدام پرسنل جديد در سازمان ، کليه امور مرتبط با جابجايي و ترفيع پرسنل با توجه به تخصص ، تجربه و شايستگي هاي پرسنل اشاره کرد . نظارت و بررسي کامل  اجراي امورجاري سازمان  مطابق با آئين نامه هاي مصوب درون سازماني ، ارزيابي عملکرد پرسنل در بخش هاي متعدد سازمان و ارائه گزارش هاي مصور به هيئت مديره ، برنامه ريزي و تخمين بودجه مورد نياز براي ارائه  خدمات رفاهي پرسنل سازمان و غيره نيز در حوزه وظايف و اختيارات مدير امور اداري در هر سازمان قرار مي گيرد .

در برخي  از سازمان هاي بزرگ  امور مرتبط با برگزاري مزايدات ، مناقصات ، نظارت بر روند و نحوه عملکرد پرسنل شاغل در بخش انبار ، نظارت و بررسي روش هاي نگهداري و انبار کردن کليه مواد اوليه ، تجهيزات ، بررسي ميزان رعايت اصول ايمني و بسياري موارد ديگر همه و همه در حيطه وظايف مديران امور اداري قرار مي گيرد .  از آنجا که مديران امور اداري به واسطه طيف وسيع و متنوع مسئوليت ها ، وظايف و اختيارات موظف به سرکشي و نظارت دوره اي بخش هاي مختلف سازمان هستند  ، با کليه بخش ها و قسمت هاي سازمان در ارتباط بوده و  بيشترين ساعات کاري خود را در درون سازمان و بخش هاي مختلف آن مي گذارنند .  در راستاي شفاف سازي هر چه بيشتردر مورد شرح وظايف ، مسئوليت ها و اختيارات مديران امور اداري در ادامه ليستي مختصر و مفيد  از شرح وظايف پست سازماني مديريت امور اداري ارائه خواهيم کرد .

ليست وظايف مدير امور اداري

کنترل روش  عملکرد کارمندان واحد امور اداري  و ايجاد هماهنگي ميان آن  نظارت روند  قراردادهاي سازمان  و بررسي امکانات و تجهيزات سازمان يا ارگان طرف قرارداد  بررسي  و تخمين ميزان تجهيزات و لوازم مصرفي  مورد نياز پرسنل از لوازم تحريرتا مواد اوليه و غيره و غيره و نظارت بر چگونگي توزيع و مصرف اين تجهيزات  نظارات بر رويه انبارداري  و نگهداري ماشين آلات و تجهيزات  نظارت بر اجراي کليه استانداردهاي بين المللي و قوانين و مقررات تصويب شده در درون سازمان به منظور افزايش ضريب ايمني در محيط کار و کاهش خسارات ناشي ازعدم رعايت اصول ايمني . نظارت بر انجام کليه امور پرسنلي از قبيل  امور استخدامي، امور داخلي سازمان  مانند ترفيع، جابجايي، پاداش، تنبيه، مرخصي وغيره ،  ارزيابي عملکردپرسنل واحد هاي مختلف و مقايسه با شاخص استاندار تعيين شده براي آن واحد ، رسيدگي به امور بيمه، وام و…

اهميت مديريت امور اداري

با توجه به حوزه وسيع و گسترده فعاليت هاي مديران امور اداري در سازمان ها و ارگان ها ي دولتي ، نيمه دولتي و خصوصي در صورتي که اين پست سازماني توسط يک فرد شايسته ، متخصص و متبحر اداره شود مي تواند متضمن روند صحيح و اصولي کار در کليه سازمان ها و ارگان ها و ايجاد همکاري و هماهنگي ميان بخش هاي مختلف سازمان شود .

با توجه به اين که در کليه سازمان ها و ارگان ها نتايج نهايي حاصل عملکرد تيمي بخش ها و واحد هاي مختلف است و عدم هماهنگي و همکاري ميان واحدها مي تواند منجر به کاهش راندمان کاري شود و بهره گيري از دانش ، تخصص و توانايي مديران داخلي متخصص و متبحر مي تواند از بزرو چنين موقعيت هايي پيشگيري کند .  رشته مديريت امور اداري رشته مديريت امور اداري که امروزه در بسياري از واحد هاي دانشگاهي شامل دانشگاه هاي دولتي ، آزاد ، غير انتفاعي ، پيام نور ، علم کاربردي و بسياري از مراکز معتبر آموزشگاهي براي علاقه مندان ارائه مي شود يک رشته به نسبت جديد است .

از آنجا که حوزه مسئوليت هاي مديران داخلي در سازمان ها بسيار گسترده و وسيع است و براي احراز اين پست افراد نيازمند آشنايي و تسلط بر بسياري از حوزه هاي کاري هستند ، کسب دانش و مهارت لازم براي ورود به اين از ملزومان احراز پست سازماني مديريت امور اداري به شمار مي رود .

دوره آموزشي مديرامور اداري

با توجه به بازار کار پر رونق و رو به رشد حرفه مديريت امور اداري ، وجود موقعيت هاي شغلي بسيار مناسب براي مديران امور اداري حقوق و مزاياي  مطلوب اين شاغلان در اين پست سازماني  آينده کاري درخشاني براي اين افراد پيش بيني مي شود و به همين دليل  دوره هاي آموزشي مديريت امور اداري با استقبال بسيار قابل توجه  علاقه مندان و  متقاضيان مواجه  شده است.

در راستاي استقبال قابل توجه متقاضيان از دوره هاي آموزشي مديريت امور اداري  برخي مراکز معتبر آموزشي به منظور پاسخ گويي به نياز متقاضيان و با اخذ کليه مجوزهاي مورد نياز  اقدام به برگزاري دوره آموزش مدير امور اداري کرده اند . يکي از اين مراکز معتبر آموزشي مرکز آموزش مجازي پارس است که با ارائه دوره هاي آموزشي به صورت مجازي و کاملا غير حضوري علاقه مندان را در راستاي کسب موفقيت  و در مسير نيل به اهدافشان ياري و همراهي مي کند . فراگيران پس ازحضور در دوره هاي آموزشي مديريت امور اداري مرکز آموزش مجازي پارس علاوه بر کسب دانش ، مهارت ، توانايي و قابليت هاي مورد نياز به منظور ورود به اين حرفه ،  موفق به اخذ مدرک مدير امور اداري نيز خواهند شد و واجد شرايط مورد نياز براي ورود به بازار کار و پذيريش مسئوليت هاي سنگين اين پست سازماني به شمار خواهند آمد .